Пишите письма

Рубрика: Разное

Как составить письмо, на которое ваш адресат захочет ответить? элементарные рекомендации несомненно помогут вам привлечь интерес незнакомого человека, "обучить" ваш почтовый заказчик правилам сетевого этикета и зарекомендовать себя в качестве грамотного и деликатного собеседника.

Имя отправителя и подпись.

Начнем с вашего имени или же псевдонима. В Outlook Express подпись можно настроить в "Сервис > Параметры > Подписи", а имя отправителя - в "Сервис > Учетные записи > Почта > Свойства". В почтовике The Bat те же параметры расположены в свойствах ящика (окна "Общие сведения и Шаблоны"). Запишите имя как можно проще, дабы собеседник не терзался в длинных раздумьях: "Как же его называть?"

Пишите свое имя по-русски. кое-какие пользователи подписываются приблизительно так: Andrey Vaigelbart, ABC Corp., manager . Конечно, слишком удобно применить одну подпись и для писем зарубежным партнерам, и для русских друзей. Но в случае если ваша фамилия не настолько проста, как Ivanov или же Kuznetsov, адресату будет необходимо долго догадываться, как же она пишется по-русски. Вайгелбарт? Вайгельбарт? А может быть, Ваигелбарт? дабы ни у кого не появлялось сомнений, запишите подпись по-русски и по-английски, а при создании письма удаляйте один из вариантов (в зависимости от того, кому вы пишите - русскому или же американцу).

Напишите имя и фамилию. кое-какие пользователи применяют подписи вроде "Кузнецов А. И.". Получатель как оказалось в неуклюжем положении: он бы и рад наречь человека по имени, но навсегда не убежден в том, как его зовут (Антон, Андрей или же Алексей?) Свое отчество надо писать лишь в том случае, в случае если вы хотите, дабы к вам обращались по имени-отчеству.

Используйте краткую подпись (1-3 строки). безусловно не надо приводить личный электронный адреc так, как он наличествует в поле From (От кого) всякого письма. в случае если вам нравятся смешные цитаты (origins) в подписи, потрудитесь ограничиться краткими шутками. Не стоит злоупотреблять и плагинами к mp3-плеерам типа Now Playing (эти приложения вставляют в письмо наименование проигрываемой теперь песни). Лучше всего ограничиться обыкновенной формулировкой: "С уважением, Иван Иванов". или же что-нибудь больше оригинальное вроде: "Всего доброго, Иван Иванов", "С наилучшими пожеланиями, Иван Иванов".

Тема письма

Всегда указывайте тему. раскрыв папку "Входящие", человек, коему вы пишите, увидит ваш адреc и тему (subject) письма. в случае если вы не общались с ним раньше, то ваше имя ему ни о чем не скажет, и единственное, чем вы можете привлечь его интерес - это содержание письма. помимо того, точная и верная тема способствует быстро находить письма в папках почтового клиента. Когда в дальнейшем вам понадобится процитировать давнее письмо, вы сможете скоро пробежать очами по перечню писем и избрать нужное.

Указывайте конкретную тему сообщения. Самыми бестолковыми темами можно наречь общие слова ("Вопрос", "Помогите!", "Срочно!" или же даже элементарно "Письмо"). Немногим лучше другой вариант. Пользователь пишет письмо автору приложения (назовем эту программу Notepad), и в качестве темы письма указывает "Notepad". в случае если программа довольно популярна, то автор ежемесячно получает сотни писем от пользователей. содержание "Notepad" безусловно ничего не произносит о содержании сообщения и никоим образом не выделяет письмо из большого колличества ему подобных.

Как озаглавить такое письмо? в случае если вы сообщаете об ошибке, напишите что-то вроде этого: "проблемы с перекодировкой в Notepad 2.4" или же "Notepad 2.4 - ошибка при запуске с консоли" А в случае если вы желаете попросить программиста прибавить новую "фичу", попытайтесь такие темы: "предложения по интерфейсу Notepad", "улучшите розыск в Notepad". То же правило годится и для писем журналистам. содержание "Ваша статья в Компьютерре" чересчур неконкретна (может быть, у автора десятки статей в данном журнале). Лучше напишите в теме наименование статьи: как правило авторы помнят его лучше, чем дату выхода или же название журнала.

Меняйте тему, в случае если вы уже пишете о другом. Предположим, вы с приятелем обсуждали третий Doom, а потом плавно перешли к новому альбому "Once" группы "Nightwish". Но в теме письма до сих времен значится "Re[5]: карты в Doom III". В данном случае надо просто ввести другую тему, например, "Nightwish - Once".

Содержание письма

Пишите такие письма, коие ваш адресат прочтет полностью. Избегайте длинных лирических отступлений, неподходящих анекдотов и прочего словоблудия. Пишите коротко, ясно и по делу, тем более если вы общаетесь с известными личностями. очень многие из них чересчур заняты, дабы вести глупые разговоры.

Вспомните обо всех деталях. Когда вы сообщаете автору приложения об ошибке, не позабудьте упомянуть, какой версией приложения вы пользуетесь, и какая операционная система у вас установлена. Письмо с претензиями в адреc интернет-магазина следует начинать с номера заказа. в случае если вы желаете рассказать своему другу об увлекательной программе или же статье, отправьте ему URL или же точное наименование программы, по коему ее можно сыскать в всякий поисковой системе. В иных похожих случаях надо сообщить вашему адресату все детали, коие могут ему понадобиться.

Цитируйте предыдущие письма. Цитаты могут помочь вспомнить, о чем вы говорили в предыдущем письме. Выделяйте их знаком "больше" (>), оттого что практически все почтовые покупатели умеют отображать такие цитаты другим цветом. В результате, ваши реплики и ответы собеседника будут выстроены в единственный диалог:

>> В молодости Vangelis с товарищами организовали группу

>> Aphrodite’s Child. Ты не прослушивал их альбом "666"?

>> Мне тем более нравится Aegian Sea.

> Там, где затянутое нью-эйджевое введение в стиле

> Chariots of Fire? IMHO, слабовато, другие композиции > увлекательнее (The Lamb, например).

Хм, а я не против New Age. Хотя это дело вкуса, конечно.

Сокращайте затянутые цитаты. Цитата не обязана быть гораздо длиннее ваших личных слов. Не стоит цитировать все предыдущее письмо и добавлять в конце краткую приписку: "Спасибо" или же "Да, я согласен". такие цитаты выглядят неряшливо и сильно усиливают размер письма. Оставьте более важное предложение из предыдущего письма, а все прочее удалите.

Пишите грамотный, связный текст. очень многие советуют применить программу испытания правописания. впрочем никакая программа не сумеет перефразировать невнятное для собеседника предложение или же улучшить манера вашего письма. в случае если вы не желаете прослыть неграмотным, перечитывайте письма перед отправкой. свободно просмотрев свое послание, вы незамедлительно найдете недописанные предложения или же невнятно сформулированные фразы.

И не забывайте расставлять знаки препинания и начинать каждое предложение с прописной буквы. коекак набранный текст порой производит даже худшее впечатление, чем элементарно безграмотное письмо.

Не злоупотребляйте восклицательными знаками, заглавными буквами, крупным шрифтом и смайликами. К счастью, такие не в меру экспрессивные письма:

"НУ отчего ЖЕ ВАША ПРОГРАММА НЕ РАБОТАЕТ!!!!!!?????Я буду апеллировать в Европейский суд по правам человека :-)))))))))"

сейчас видятся довольно редко. Это радует: люди перестали оглушать и ослеплять друг друга необузданным набором типографских символов. Но сегодня вы можете натолкнуться на тех, кто завершает каждую свою реплику многоточием: "Возможно...", "Ну хорошо...", "Да, порой я так делаю...". или же говорит вопросами: "Здравствуйте. А отчего ваша программа не поддерживает Unicode? И где можно сыскать справку к ней? И еще, как показать более четырех последних документов в меню "Файл"?" Ни то, ни другое не является неплохим тоном, точно также как и применение смайликов в каждом предложении. Поставьте обыкновенную точку. Может быть, она не дает настолько широких возможностей для самовыражения, как другие знаки препинания, но но несмотря на все вышесказанное точка всякий раз уместна и никого не станет раздражать.

Этикет

Воздержитесь от шуток с малознакомыми людьми. Политические анекдоты, шутки о представителях сексуальных меньшинств, юмор, обыгрывающий национальные и культурные различия - все это может основательно обидеть человека, с коим вы общаетесь. Другой сходный пример: вас оштрафовали на дороге, а вы поведали об данном другу по переписке, не позабыв употребить пару выносливых выражений в адреc всех кадров российского ГАИ. Вскоре оказывается, что отец вашего друга - гаишник, и у его семьи немало друзей, коие служат в данном ведомстве. В таком неуклюжем положении может оказаться любой, кто общается со случайными знакомыми из форумов или же чатов. потому неоправданные обобщения о людях различных профессий, национальностей, вероисповедания следует исключить вовсе. в случае если очень хочется пошутить, посмейтесь над собой - немного самокритики никогда не повредит.

Не начинайте "священных войн". дискуссии типа "Linux против Windows", "командная строка против GUI", "коммунизм или же капитализм", "попса или же рок" отнимают у своих участников массу сил и времени, не давая безусловно никакого результата. почитатели Windows продолжают пользоваться этой ОС и произносить о том, как непросто освоить Linux. Линуксоиды все так же превозносят раскрытые исходники и указывают на многочисленные дыры в Windows. дискуссии на общие темы ни к чему не приводят, потому если вы цените свое время, не участвуйте в аналогичных словесных баталиях.

Поддерживайте благожелательный тон и незабывайте об элементарной вежливости. Представьте себя на месте автора программы, который раскрывает свой почтовый ящик и начинает декламировать письмо:

"Здравствуйте! А в Вашей программе ошибка: когда запускаете ее из консоли с параметром /c, она виснет. Когда Вы это исправите?"

Настроение у программиста станет испорчено на целый день. Лучше начать письмо с приятного для него сообщения. Например, так:

"Здравствуйте, Иван! Я использую Вашей программой Notepad 1.2.3 уже некоторое количество месяцев, и она мне слишком нравится. Но есть одна малая проблема: в случае если вы включите программу под win XP с параметром /c, она зависнет. Проверьте, пожалуйста. И ещё кое-что. Вы не могли бы прибавить проверку правописания в одну из надлежащих версий Notepad?"

Второе письмо гораздо вежливее, мягче, и совместно с тем, оно не чересчур льстивое и ни в коем случае не заискивающее (это другая крайность, в коию не следует впадать). пытайтесь общаться "на равных". основная масса воспитанных людей позитивно относятся к спокойному, доброжелательному тону.

Помните: утро вечера мудренее. в случае если вам стало нужно написать подлинно важное письмо, напишите его вечером. потом ложитесь спать, а поутру перечитайте свое послание на бодрую голову. Обратите интерес на совместный тон послания (особенно заботливо перечитайте первые одно-два предложения), на неточности и странные для адресата слова и фразы. В половине случаев вы обнаружите одну из тех ошибок, о коих говорилось выше. данный метод хорош для нешуточных деловых предложений, писем популярным людям и иных важных для вас посланий.

В заключение скажу, что я и сам вдали не безгрешен. зачастую я изматывал своих адресатов долгими отступлениями, безуспешно шутил и подбирал неверную тему письма. Написав за пару лет больше 700 деловых и собственных писем, я наломал немало дров, но, в конце концов, развил для себя правила, коие помогают составить вежливое и корректное сообщение. Буду слишком рад, в случае если эти критерии помогут вам. Пишите письма!