Электронная почта: основные принципы составления писем

Рубрика: Бизнес с нуля

Переписка по электронной почте является сравнительно новым видом эпистолярного жанра, в котором есть свои особенности отличающие ее от традиционного "бумажного" общения. В internet даже есть такое понятие как "нетикет" (сетевой этикет) – комплект правил используемых для общения в Сети. Часть этих правил относятся к общению через электронную почту. познание этих правил несомненно поможет вам с наибольшей эффективностью вести переписку со своими товарищами и коллегами. Давайте рассмотрим главные моменты, коие необходимо знать при применении e-mail.

Неформальность манеры общения.

Приступая к переписке через электронную почту, вам надо будет свыкнуться к новому манере общения. кое-какие правила, свойственные для "бумажной" почты тут не используются. Так, безусловно нормальным считается отсутствие привычных приветствий, таких как "здравствуйте", "уважаемый", "дорогой" и т. п. Вместо этого нормой считается начать свое письмо с приветствия "привет", или вообще опускать приветствие или же обращение и незамедлительно же переходить к сути дела.

Заполнение полей "Тема" ("Subject"), "Кому"("To"), "Важность письма".

При отправке электронных извещений в поле "Кому" ("To") вы вводите e-mail адреc получателя. в случае если вы желаете отправить одно письмо незамедлительно нескольким получателям, то адреса можно ввести через запятые. В случае, в случае если вы желаете отправить свое письмо незамедлительно большому численности адресатов, но не хотите, дабы они сумели увидеть адреса иных получателей сообщения, то вам следует вписать электронные адреса в поле "скрытая копия" ("Bcc"). В поле "Тема" ("Subject") непременно напишите тему сообщения. Считается отвратительным тоном отправлять письма, без указания темы.

В кое-каких почтовых приложениях вы еще можете указать степень важности вашего сообщения. Это тем более актуально, в случае если человек, коему вы пишите, получает каждый день большое численность писем. Помечая свое письмо как "важное", вы обозначаете, тем самым, приоритетность его прочтения. Но не следует чересчур увлекаться этой функцией. У получателей может выработаться иммунитет на ваши послания.

Адресная книга.

Вовсе не непременно помнить электронные адреса ваших товарищей и коллег на память. Для этого в всякий почтовой программе есть так именуемая "Адресная книга", в коию вы можете занести фамилии и имена ваших корреспондентов, а еще их e-mail и другую контактную информацию. дабы написать письмо нужному вам человеку, довольно выделить его имя в адресной книге, и надавить кнопку "отправить почту". В появившейся форме для нового сообщения, его электронный адреc будет автоматически занесен в поле "Кому". Как быть, в случае если кто-то из ваших знакомых не помнит личный e-mail на память? В данном случае элементарно сообщите ему личный адрес и попросите его отослать вам любое сообщение. Получив от него письмо, вы сможете сыскать его адреc в поле "От" ("From").

Ответ на полученное сообщение.

Чтобы ответить на полученное письмо, как правило, довольно нажать на кнопку "Ответить"("Reply") в вашей почтовой программе. При данном появится форма для нового сообщения, где в поле "Кому" ("To") автоматически станет вписан адреc получателя, а в теле письма станет включен текст исходного сообщения. Рекомендуется не удалять данный текст и отослать ответ совместно с ним. Таким образом, получатель вашего сообщения просто сможет припомнить о чем шла речь в вашей предыдущей переписке. порой с этой целью в одном письме имеют все шансы содержаться 3-5 и больше предшествующих сообщений.

Цитирование.

При ответе на письма часто применяется цитирование фрагментов письма с целью напомнить, о чем идет речь. Это одно из немаловажных преимуществ электронной переписки. При данном в множестве почтовых программ цитируемый отрывок выделяется знаком "больше" (>). Например:

Ты меня спрашиваешь:

>Сообщи мне расписание грядущих мероприятий нашей

>компании на ближайший месяц.

Высылаю тебе расписание вложенным файлом…

Сортировка входящих сообщений.

Входящие сообщения электронной почты нужно сортировать по созданным вами папкам. каждая современная почтовая программа разрешает легко это делать. Часть поступающих к вам извещений вы будете удалять. Но часть (и по моему опыту очень большую) нужно сохранить. дабы потом просто можно было сыскать нужное вам письмо, сортируйте всю приходящую к вам почту по папкам. Например, я применяю около 20 различных папок. В папку "бизнес", я складываю сообщения полученные от спонсоров и от компании, в папку "дистрибьюторы" я помещаю сообщения от своих дистрибьюторов, в папку "психология" я сохраняю почтовые рассылки на соответственные темы и т. д.

Смайлики (Smileys).

"…Смайлики – это не лишь образчики крякозяблового

искусства, небольшие тренажерчики для воображения,

но и незаменимые заменители невербальной составляющей

человеческого общения, в условиях повальной клавиатуризации,

технократизации, и все большего удаления человека от человека…"

Когда мы разговариваем "вживую", помимо вербального компонента мы широко применяем жесты, мимику, интонации, обогащающие значение сказанного. Общение через электронную почту лишает нас основного козыря человечного общения – вероятность обмена эмоциями. Но данный недостаток отчасти преодолен. Сегодня в ceти для виртуального общения, в том числе и через электронную почту, широко применяются так именуемые "смайлики" – рожицы, составленные из точек, запятых, дефисов и иных символов. способные передавать эмоциональную окраску вашим текстам. К примеру взглянете на данный набор знаков :-) Мысленно переверните данный рисунок на 90° по часовой стрелке и вы увидите развесело улыбающуюся рожицу. в случае если вы напечатали данный смайлик в последствии фразы, то она незамедлительно наполняется неплохим настроением. применяя различные смайлики при переписке, вы сейчас сможете вести оживленную разговор в письмах и при данном передавать не лишь мысли, но и чувства. Вот более распространенные смайлики:

Вид смайлика - Значение

:-) главная улыбка – применяется для выражения сарказма или же отметки шуточного утверждения (встречаются разные по ширине улыбки :-) :-)) :-)))…)

;-) Смех с прищуром, ироничная или же хитрая

:-( Недовольство, огорчение, грусть (разные степени глубины: :-( :-(((…)

:-? применяется для выражения непонимания лишь что высказанной мысли.

:-D аттестат громкого, неунывающего смеха сравнительно обсуждаемой проблемы.

:-< Одно из самых печальных выражений лица.

:-| Строгость, непонимание, утверждение – в зависимости от контекста.

Электронная подпись.

Электронная подпись – это специально созданный файл (signature), который представляет собой вашу текстовую подпись. присутствие электронной подписи в ваших сообщениях является не лишь правилом неплохого тона для деловитый переписки, но и красивым способом ненавязчивой рекламы вашего бизнеса. Дело в том, что прямая реклама, включенная в "тело" письма, как правило, воспринимается очень негативно, в особенности малознакомыми и незнакомыми людьми. тогда как, некоторое количество строк подписи воспринимаются, как весьма корректная форма преподнесения рекламной информации. Представьте себе, в случае если вы оставляете свое известие на одном из известных форумов. Вашу подпись сумеют увидеть тысячи человек! У всех современных почтовых программ есть опция создания электронной подписи. У почтовой службы MAIL.RU предоставленная функция доступна в "Настройках интерфейса". Рассмотрим главные правила составления и применения электронной подписи:

- Электронная подпись не обязана превышать 5-6 строк.

- численность символов в строке надлежит быть не больше 70-ти.

- Она обязана выключать в себя вашу фамилию и имя, электронный адрес, адреc страницы в internet (если есть), а еще текст или же слоган, дающий представление о вашем бизнесе, (либо) продуктах, (либо) услугах. порой в подписи включают свои обожаемые афоризмы.

- Ваш e-mail и адреc страницы в internet должны быть активными. Это значит, что не все почтовые приложения "узнают" электронные адреса электронной почты и Интернета, вида ivanov@mail.Ru или же www.Ivanov.Ru. Решается данная проблема легко. элементарно к адресу электронной почты надо подписать "mailto:" а к веб-адресу – "http://". Получаем: mailto:ivanov@mail.Ru, и http://www.Ivanov.Ru.

- применяйте разделительную линию, отделяющую подпись от главного сообщения. Разделительная линия содействует привлечению интереса к вашим данным.

- здорово иметь некоторое количество вариантов подписей, коие можно гибко применить в зависимости от нрава переписки.

А сейчас составим примерную электронную подпись с учетом вышеперечисленных правил:

------------

Иванов Иван,

Величайший сетевик в мире.

mailto:ivanov@mail.Ru

http://www.Ivanov.Ru

"Удача – это когда возможность

произрастает на подготовленной почве".

Теперь, однажды созданная подпись, станет автоматически подключаться во все ваши исходящие письма.

Желаю вам удачи в освоении виртуального пространства!

-----------------------------

Дмитрий Смакотин - автор интернет-сайта "Секреты Бизнеса в Интернете". Практические идеи, возможности и электронные книги для небольшого бизнеса в интернете. .